Como poupar nos gastos com material de escritório:
Independentemente de gerir uma empresa de pequena, média ou grande dimensão é provável que esteja a gastar mais dinheiro em material de escritório do que deveria.
O que a maioria dos gestores não se apercebe é que os gastos com material de escritório podem aumentar significativamente se não forem controlados.
Independentemente de gerir uma empresa de pequena, média ou grande dimensão é provável que esteja a gastar mais dinheiro em material de escritório do que deveria.
O que a maioria dos gestores não se apercebe é que os gastos com material de escritório podem aumentar significativamente se não forem controlados.
Deixamos-lhe aqui algumas ideias para economizar dinheiro:
1. Acompanhe o stock. Faça sempre uma lista do quer comprar
Não se dirija a uma loja de material de escritório sem antes fazer um apanhado do stock disponível no seu escritório e planear o que realmente necessita. Elabore uma lista do que irá precisar para o próximo mês, 3 meses ou mesmo 6 meses.
Quais os artigos que precisa de comprar por rutura de stock e quais é que podem esperar? Se está a comprar stock para um novo escritório, seja cauteloso – poderá sempre comprar alguns artigos mais tarde. Assim, evitará a compra de material desnecessário, o que representa uma maior poupança nos gastos da sua empresa.
2. Pesquise preços online antes de comprar
Uma das vantagens das compras on-line é poder comparar preços de dezenas de artigos com o simples clique de um rato. Se ainda não tem um fornecedor estabelecido, pesquise na internet antes de escolher a quem vai encomendar; se já tiver, considere fazer um pedido de orçamento para ver que tipo de ofertas estão disponíveis.
3. Procure Promoções e Descontos
Para o material ocasional, verifique na internet se algum fornecedor está a aplicar uma promoção ou desconto. Um cupão onde economize 10€ ou 15€ não parece muito, mas é o suficiente, não só para no final do ano ter um valor adicional poupado no orçamento da empresa, como o suficiente para comprar e partilhar uma pizza com a sua equipa como motivação pelos objetivos alcançados. A motivação da sua equipa comercial ou administrativa aumenta a produtividade, e por sua vez, os seus resultados.
Se vai encomendar uma lista grande de material de escritório, peça um orçamento, pois muitas vezes aos valores indicados nos produtos da loja online do fornecedor, são aplicados descontos por quantidade.
4. Realize as suas compras numa loja online
Depois de pesquisar na internet todas as informações sobre características, locais e preços compre nas lojas online, pois na grande maioria das vezes têm preços muito mais competitivos, o que lhe vai compensar financeiramente.
Por outro lado, se tiver estabelecido uma relação de confiança com um determinado fornecedor, pergunte-lhe se ele faz descontos a clientes regulares, especialmente aqueles que têm necessidade de comprar grandes quantidades. Nas compras online, o fornecedor garante-lhe a entrega na sua sede, sem necessidade de perder tempo em deslocações
5. Compre, se possível, em grandes quantidades
Apesar de estarmos a falar em poupar nos gastos, a hipótese de comprar material de escritório em grandes quantidades acaba por compensar a longo prazo.
Comprar os artigos que mais usa em maior quantidade é uma maneira de reduzir os seus custos. Provavelmente não irá precisar de 100 resmas de papel este mês, mas se comprar stock suficiente para um período mais alargado pode economizar bastante dinheiro. Claro que não é recomendado que compre muito de tudo: compre em grandes quantidades materiais que usa muito ao longo ano.
Além disso, as compras por “packs de produtos” oferecem sempre descontos mais vantajosos e atrativos, o que acaba por significar uma maior poupança.
6. Opte pelas marcas genéricas
A escolha de marcas genéricas para equipar uma empresa é uma das opções mais simples e económicas para quem procura poupar nos gastos.
E, na maioria dos casos, as diferenças de qualidade são insignificantes ou inexistentes. Um bom exemplo são os consumíveis informáticos, com destaque para os toners e tinteiros compatíveis.
7. Contas corporativas. Concentre a responsabilidade num funcionário.
Estabelecer uma conta corporativa com um fornecedor não apenas gera poupanças importantes no final do ano como cria relacionamentos que permitem ajudar a rastrear facilmente quais os materiais que mais usa. Usando essas informações, pode criar maneiras
criativas de diminuir o seu uso e, posteriormente, as suas despesas.
O rastreamento de compras por meio de contas corporativas também pode impedir o roubo ou o uso indevido dos materiais, especialmente quando combinado com a atribuição de tarefas de distribuição de material a um funcionário confiável. Concentrar as compras num unico fornecedor de confiança permite-lhe poupar muito tempo e dinheiro.
8. Não espere até à última hora para fazer as suas compras. Planeie com tempo.
Fazer compras à pressa e andar sempre a correr, para além de stressante, aumenta a probabilidade de fazer compras por impulso, normalmente mais caras.
Se verificar que um determinado produto está a acabar, há duas estratégias que devem ser seguidas: 1) Reduzir ativamente a quantidade do material que esteja a usar até que seja novamente reposto ou 2) Planear um reabastecimento de emergência antes que acabe efetivamente. Assim evitará fazer compras por impulso e isso é determinante para poupar.
9. Imprima apenas o necessário
Uma grande fatia do orçamento disponível para material de escritório de uma empresa está destinada à aquisição de resmas de papel e/ou tinteiros.
Estes materiais são praticamente utilizados todos os dias, por quase todos seus colaboradores e, como tal, é muito importante evitar imprimir documentos desnecessários.
Outra solução extremamente económica passa por reutilizar as folhas de papel: deve usar-se a frente e o verso da folha, sempre que possivel, para um maior aproveitamento.
10. Seja o Exemplo
O exemplo vem sempre de cima.
Lembre-se que os colaboradores tendem a seguir o exemplo do seu líder/chefia e, nessa perspetiva, é preciso que adote uma abordagem minimalista: utilize apenas o que necessita e sem desperdícios e verá que essa será a cultura do futuro da sua empresa.
7. Contas corporativas. Concentre a responsabilidade num funcionário.
Estabelecer uma conta corporativa com um fornecedor não apenas gera poupanças importantes no final do ano como cria relacionamentos que permitem ajudar a rastrear facilmente quais os materiais que mais usa. Usando essas informações, pode criar maneiras
criativas de diminuir o seu uso e, posteriormente, as suas despesas.
O rastreamento de compras por meio de contas corporativas também pode impedir o roubo ou o uso indevido dos materiais, especialmente quando combinado com a atribuição de tarefas de distribuição de material a um funcionário confiável. Concentrar as compras num unico fornecedor de confiança permite-lhe poupar muito tempo e dinheiro.
8. Não espere até à última hora para fazer as suas compras. Planeie com tempo.
Fazer compras à pressa e andar sempre a correr, para além de stressante, aumenta a probabilidade de fazer compras por impulso, normalmente mais caras.
Se verificar que um determinado produto está a acabar, há duas estratégias que devem ser seguidas: 1) Reduzir ativamente a quantidade do material que esteja a usar até que seja novamente reposto ou 2) Planear um reabastecimento de emergência antes que acabe efetivamente. Assim evitará fazer compras por impulso e isso é determinante para poupar.
9. Imprima apenas o necessário
Uma grande fatia do orçamento disponível para material de escritório de uma empresa está destinada à aquisição de resmas de papel e/ou tinteiros.
Estes materiais são praticamente utilizados todos os dias, por quase todos seus colaboradores e, como tal, é muito importante evitar imprimir documentos desnecessários.
Outra solução extremamente económica passa por reutilizar as folhas de papel: deve usar-se a frente e o verso da folha, sempre que possivel, para um maior aproveitamento.
10. Seja o Exemplo
O exemplo vem sempre de cima.
Lembre-se que os colaboradores tendem a seguir o exemplo do seu líder/chefia e, nessa perspetiva, é preciso que adote uma abordagem minimalista: utilize apenas o que necessita e sem desperdícios e verá que essa será a cultura do futuro da sua empresa.